Mitarbeiterbefragung

und ihre 3 Hauptelemente

Warum eigentlich Mitarbeiterbefragungen durchführen?

Wenn man “Mitarbeiterbefragung” googelt sieht man, dass die beliebtesten Beiträge tatsächlich Vorlagen für einen Muster-Fragebogen sind!

Doch wenn wir uns genauer ansehen, warum wir eigentlich Mitarbeiterbefragungen brauchen und was diese beinhalten sollten, um effektiv zu sein, wird eine standardisierte „Vorlage“ ganz schnell unwichtig. Wenn wir uns die Hauptelemente einer Mitarbeiterbefragung genauer ansehen, dann wird schnell klar, warum eine Vorlage ohne „Individualität“, d.h. die Anpassung an die Unternehmenssituation, nicht sehr sinnvoll ist.

1. Element der Mitarbeiterbefragung

Kläre das „Warum“ der Mitarbeiterbefragung

Wir wollen doch alle einen guten Arbeitsplatz mit netten Kollegen und spannenden Aufgaben. Jeden Morgen aufstehen und sich auf die Arbeit freuen – das ist das Ziel. Und genau hier sollte die Mitarbeiterbefragung ansetzen.

Das hat auch mit Unternehmenskultur zu tun: was macht meine Mitarbeiter zufrieden?

Und um genau diese Frage beantworten zu können macht es Sinn, die Betroffenen gleich in die Konzeption mit einzubinden. Die Antwort liegt doch ganz nah: Die Mitarbeiterbefragung – direkt und ungeschönt. Wer, wenn nicht meine Teammitglieder selbst wissen, was sie glücklich macht?

Ein interessantes Beispiel von der Otto Group zum Thema Mitarbeiterbefragung zeigt, dass es wichtig ist, Erkenntnisse aus einer Befragung systematisch zu nutzen. Tobias Krüger, der als strategischer Analyst die Jahresergebnisse der Otto Group zu analysieren begann und nun Bereichsleiter der „Kulturwandel 4.0“ Abteilung der Otto Group ist, nutze das Instrument der Mitarbeiterbefragung für systematische Ansätze zur Weiterentwicklung der Unternehmenskultur . Er empfand die Arbeitsstrukturen als

Zu bürokratisch
Zu langsam
Zu komplex

Um diese erste Analyse aus erster Hand zu bestätigen, wand er sich mit einer Mitarbeiterbefragung direkt an die Quelle seiner Vermutung.

Er fragte: „Was stört Dich? Was würdest Du besser machen wollen, wenn Du es könntest?“ und konnte so seine Vermutungen mit Daten belegen

Warum also Mitarbeiterbefragung?

Informationen aus der treibenden Kraft meines Unternehmens zu bekommen
existierende Meinungen mit Daten bestätigen oder entkräften
die Ursachen für Team-Probleme aufdecken
Chancen und Verbesserungspotenziale erkennen
die subjektiven Einschätzungen von den wichtigsten Ressource meines Unternehmens bekommen

2. Element der Mitarbeiterbefragung

Die richtige Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Die automatisch nächste Frage ist das „Wie?“. Und diese ist berechtigt. Die Mitarbeiterbefragung mit „paper and pencil“ ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. Es müssen neue Wege und Werkzeuge gefunden werden.

Die modernen Grundelemente bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind:

Einsatz eines digitalen, benutzerfreundlichen Tools
Die Befragung in den Arbeitsalltag einfließen lassen
Echtzeitanalyse der gewonnenen Daten, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen
Kontinuierliche Pulse-Checks anstelle einer großen Jahresbefragung

Wenn jedes Teammitglied kontinuierlich die Möglichkeit bekommt, Feedback zu geben, wird die Befragung für Mitarbeiter zur Alltagsaufgabe und bringt dem Unternehmen einen Pool an nützlichen Daten.

Hier sieht man auch die Verbindung zum 1. Element der Mitarbeiterbefragung: Informationen aus erster Hand, indem die Mitarbeiter kontinuierlich und ad-hoc nach Verbesserungspotenzialen gefragt werden.

Als Anwendungsbeispiel schauen wir auf surround-view: eine cloud-basierte Feedback-Plattform, in der Feedback jederzeit, auf allen Ebenen und mit einer mobilen Anwendung durch eine App möglich ist. Benutzerfreundlich und intuitiv kann so eine traditionelle paper-pencil Mitarbeiterbefragung ersetzt werden. Dank der Analyse aller (anonymen) Daten kann schließlich das Ziel erreicht werden:

Probleme und Chancen erkennen und präventiv handeln.

Wie also Mitarbeiterbefragung?

mit modernisierten Anwendungsinstrumenten
kontinuierlich – um stets aktuelle Informationen zu bekommen
weitere Analysen der anonymisierten Daten durchführen

Würden Sie immer noch nach einem Musterfragebogen googeln? Wahrscheinlich, da keines der genannten Elemente eine Fragestellung angeboten hat, die man einfach schnell kopieren und heraussenden kann. Doch genau hier liegt der Grund für passgenaue, „individualisierte“ Fragestellungen. Je nachdem, welches Ziel Sie verfolgen und welche Informationen Sie suchen, sollte die Art der Fragen und deren Auswertung angepasst werden.

3. Element der Mitarbeiterbefragung:

Die Mitarbeiterbefragung an die Unternehmenssituation anpassen

Hört sich nach viel Arbeit an? Muss es aber nicht sein!

Wichtig ist es, einen gewissen Grad Unternehmensindividualität und Zielspezifität in die Mitarbeiterbefragung zu bringen. Eine Standard-Vorlage zieht auch einfach bei den Mitarbeitern nicht mehr und die Rückmeldungen werden sich in Grenzen halten. Der Papierbogen landet auf dem Boden der Handtasche oder im nächsten Papierkorb.

Individualisierung auf das Unternehmen
Individualisierte Mitarbeiterbefragung je nach Zeitpunkt
Themenindividualisierte Befragung

Indem wir hier ansetzen, wird die Mitarbeiterbefragung nicht nur spannend, sondern auch zur persönlichen Verantwortung.

Individualisierungselemente je nach dem Warum der Befragung aus Element Nr. 1 könnten so aussehen:

Warum	Indivisualisierung
Informationen aus den treibenden Kräften meines Unternehmens zu bekommen	Je nach gewünschten Informationen sollte die Umfrage an die richtige Zielgruppe mit passenden und personalisierten Fragen gerichtet werden.
Analytische Ableitungen oder vorgefasste Meinungen mit zusätzlichen Daten bestätigen oder entkräften	Die Fragestellung direkt auf meine „Meinung“ beziehen. Frage ich also nach der Mitarbeiterzufriedenheit, bieten sich offene Fragen an, die sich direkt auf meine Abteilung und deren Arbeitsabläufe beziehen.
Die Ursache für Team-Probleme aufdecken	Sobald ein spezifischer Fall auftritt kann mit einer spezifizierten Fragestellung direkt Ursachenforschung betrieben werden. Wichtig ist hier die anonymisierte Auswertung der gesammelten Daten.
Eine subjektive Meinung der wichtigsten Ressource meines Unternehmens bekommen	Mit einer, auf mein Unternehmen oder Abteilungsteam angepassten Umfrage kann ich eine subjektive Meinung aus erster Hand bekommen. Hier sollte die Zielsetzung klar formuliert und die Fragen darauf spezifiziert werden.